Tras diversas Sentencias del Tribunal Supremo (23 de marzo y 20 de abril de 2017) en las que afirmaba que el empresario no estaba obligado a registrar la jornada de sus trabajadores, y que la obligación del empresario de anotar (registrar) se extiende sólo a las horas extraordinarias realizadas, el Consejo de Ministros del 8 de marzo de 2019 ha aprobado la obligación para las empresas de llevar un registro horario, extendiéndose dicha obligación tanto a los trabajadores que realizan su labor de manera presencial, como a aquellos que realizan sus trabajos fuera de las dependencias de la empresa o, incluso, para aquellos otros que trabajan desde su propio domicilio (el conocido teletrabajo).
El incumplimiento del registro de la jornada conllevará multas de entre 626 y 6.250 euros para las empresas, aunque el Gobierno ha establecido una prerrogativa (se desconoce su duración) en la que los inspectores, si la empresa acredita su buena fe en la aplicación de la norma, no impondrán sanciones.
La modificación más relevante se contiene en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, que añade un nuevo apartado 9:
- La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Ello además tiene que ser puesto en relación con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 35:
- A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.
Varias son las cuestiones que debemos tener en cuenta:
1.- El registro de jornada es obligatorio a partir de la entrada en vigor de la nueva normativa (día 11 de mayo de 2019), tanto para los trabajadores presenciales como para aquellos que realicen su cometido fuera de las dependencias empresariales (mensajeros, trabajadores en obra, teletrabajadores, etc…). Del mismo modo, los trabajadores que realicen sus funciones en el propio domicilio también tienen la obligación de registrar el inicio y la finalización de su jornada de trabajo.
Dado que la Ley no ha sido todavía desarrollada por el correspondiente Reglamento, que determine la forma en la que el control debe llevarse a cabo, cada empresa establecerá el modo en el que sus trabajadores puedan fichar tanto a la entrada como a la salida de su puesto de trabajo.
2.- Los datos deberán estar disponibles para los trabajadores de manera individualizada y deberán conservarse durante un período de cuatro (4) años. Debemos tener en cuenta que cualquier trabajador puede, en cualquier momento, solicitar el informe relativo al número de horas trabajadas. También la Inspección de Trabajo podrá requerir a cualquier empresa, en cualquier momento, que acredite que se está llevando a cabo lo ordenado por la Ley, bajo amenaza de sanción, así como un listado individualizado por trabajadores de las horas efectivamente trabajadas.
3.- En las empresas en las que exista Comité de Empresa o representante de los trabajadores, deberá pactarse con ellos la implantación del registro “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa”. En todo caso, al ser una medida obligatoria para todas las empresas, caso de no llegarse a un acuerdo se impondrá por el empresario la manera de llevarlo a efecto de manera unilateral.
4.- La modificación habla de la “flexibilidad horaria”, que habrá de tenerse en cuenta a la hora de establecer el registro. Ello conlleva que habrá también que determinar el tiempo de “no trabajo”. En definitiva, si se producen pausas para comer o para cualquier tipo de contingencia del trabajador (visitas a médico, tiempo para fumar, etc…) deberán quedar consignadas en el registro esas incidencias.
5.- En cada período de abono de la retribución (normalmente cada mes, pero dependiendo de las particularidades de cada contrato, podrá ser de duración inferior) el empresario deberá comunicar al trabajador el número de horas trabajadas.
6.- Por último, la empresa debe tener en cuenta que los datos que se facilitan por los trabajadores en este tipo de registros están protegidos por la Ley de Protección de Datos. Muy para tener en cuenta los artículos 87 a 91 de la nueva Ley que regulan el derecho a la intimidad en el ámbito laboral, la geolocalización de los trabajadores y el derecho a la desconexión digital.
Conclusiones:
1.- En las grandes empresas que ya tienen instalado un sistema digital de entrada y salida del trabajo, la adaptación a la nueva Ley será más sencilla. Simplemente deberán tener en cuenta que los datos obtenidos están protegidos por la ley de protección de datos, por lo que deberán conservarse de manera segura, sin que se permita el acceso más que a los interesados o a la Administración Pública cuando ésta lo solicite. Deberán igualmente conservarlos durante 4 años y remitir al trabajador, preferiblemente junto con la nómina, un pequeño informe con el número de horas trabajadas en ese período.
2.- En las Pymes la adaptación a la nueva Ley no está exenta de problemas que deberán resolverse lo antes posible. Dada la inexistencia de una regulación clara al respecto, desde SANCHEZ DE LEÓN, MELERO & BLEIN recomendamos:
- – Si existe representación sindical, negociar con ellos de manera inmediata la incorporación de un sistema de registro de jornada. Si no se llega a un acuerdo o si, simplemente, no existe representante de los trabajadores, el sistema puede ser impuesto por el empresario.
- Desaconsejamos totalmente el uso de hojas de Excell que sean firmadas por los trabajadores, dado que, por un lado, dificultan el seguimiento individual de cada uno de los trabajadores y, por otro, no cumplen con la normativa de la ley de protección de datos al quedar expuesto a todos los trabajadores las horas de entrada y salida del resto. Del mismo modo, si el trabajador teletrabaja, tiene que viajar o salir de la empresa es imposible llevar un cumplimiento efectivo del registro de jornada.
- En su lugar, deberán usarse aplicaciones informáticas de control efectivo de las horas de trabajo (Beebole, Sesame Time). En esta web se pueden encontrar varias opciones.
- En caso de no querer usar ninguna aplicación, la mejor manera sería una ficha individualizada para cada trabajador, en la que figuren la hora de entrada, la de salida y que tenga un apartado en blanco para paradas (almuerzo, descansos obligatorios, salidas para fumar…) en la que se consignen con claridad los tiempos efectivos de parada de trabajo. Para los empleados que teletrabajen, deberá establecerse un sistema efectivo de control, que bien podría consistir en el envío de un correo electrónico por el trabajador en el momento en el que inicie su jornada, otro cuando haga paradas y un último correo cuando finalice.
Hasta tanto no se apruebe un Reglamento que llene los vacíos legales que ha creado la nueva regulación, o hasta que el Tribunal Supremo comience a sentar nueva jurisprudencia al respecto, deberá siempre tenerse en cuenta el principio de buena fe por parte de la empresa, de manera que podamos responder a cualquier inspección que se realice para comprobar el cumplimiento efectivo de la Ley. Por ello recomendamos adoptar cuanto antes uno de los sistemas propuestos de cara a evitar futuras sanciones.
Ante cualquier duda que le surja respecto a este tema, puede contactar con nosotros y estaremos encantados de resolverla.
Francisco Melero Rodríguez
Abogado-Socio
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